Elaborado por: Tammy Ricaldi – Consultora Stratedu
Han pasado dos años desde que el primer caso de COVID-19 fue confirmado en el Perú. La nueva normalidad ha requerido un cambio en todo aspecto. Para las empresas esto a significado una nueva forma de trabajo. Las grandes oficinas se mudaron a las salas y cuartos de sus colaboradores, el trabajo presencial se volvió trabajo remoto.
La pandemia aceleró la transformación digital en muchas empresas del país. Aplicaciones web de trabajo colaborativo, automatización de procesos, instalación de nuevas tecnologías de comunicación y trabajo fueron implementadas en diferentes industrias en el país. Las oportunidades de mejora han levantado el cuestionamiento en las empresas si estas cuentan con el número óptimo de trabajadores y si estos desarrollan las actividades correctas para las nuevas necesidades del mercado o si es necesario incorporar un porcentaje del trabajo remoto de manera permanente. Para ello se requiere una revisión y redimensionamiento de las actividades del puesto.
El objetivo fundamental es determinar las actividades que deben ser realizadas de manera presencial y las que no y estimar la cantidad optima de personal para efectuarlas. También es importante conocer la interrelación de los puestos y el alineamiento de sus actividades a su rol, para así determinar estrategias y conseguir la eficiencia organizacional.
El tipo de organización puede variar las diferentes métricas del dimensionamiento organizacional, ya que cada sector tiene una estrategia de negocio diferente, de los cuales pueden surgir una reasignación de funciones, subcontratación de personal por actividades no core del negocio, contratación de personal, entre otros.
Las actividades relevantes para el dimensionamiento son:
- Priorización de áreas de acuerdo con el mapa operativo de la organización: pueden ser estratégicos, operacionales o de soporte, con ellas se pueden definir la priorización o planificación de actividades.
- Identificar las funciones y actividades de las áreas mediante los perfiles de puesto, procedimientos, entrevistas o información disponible, conocer información de los puestos te permite tener un entendimiento de los procesos.
- Diseño del mapa operativo del área para que cualquier miembro de la organización pueda entender la interacción macro con sus clientes y proveedores internos, verificar la duplicidad de actividades, la carga laboral de los puestos y los hallazgos relevantes para la toma de decisiones.
- Estudio de agrupadores de actividades de todos los puestos analizados, donde se muestra la tendencia de actividades de los puestos, tiempos muertos o sobretiempos u otros indicadores, oportunidades de mejora de los puestos con reingeniería del proceso, implementación de metodologías ágiles, implementación de herramientas Lean, entre otros.
Los factores relevantes para dimensionar la cantidad de personal son: el ausentismo por permisos médicos, capacitaciones, faltas injustificadas, días no laborales por ley e incumplimiento de los tiempos establecidos (ingreso, break, descanso, salida)
Desafíos para la ejecución del proyecto
Disponibilidad de información: Conocer el proceso, los procedimientos, información de las actividades del puesto, hace que el entendimiento y optimización de actividades hace que la complejidad en el dimensionamiento sea mayor.
Disponibilidad de tiempo de los puestos: Si bien las actividades de los puestos son las mismas, en muchas ocasiones la distribución de actividades en una u otra función puede variar por distintas responsabilidades asignadas (montos, clientes, tipo de servicio, etc.).
Compromiso de los líderes: El líder de área como en todo proyecto a implementar debe comprender la importancia del proyecto y así conseguir el compromiso del mismo, al dimensionar sin involucrar al jefe se pueden sesgar detalles de los puestos, sin obtener resultados confiables del área.
Con esta metodología de dimensionamiento, cada empresa podrá conseguir la eficiencia organizacional que necesita para maximizar sus ganancias y reducir sus costos. En Stratedu podemos ayudar a implementarla.
